Teljesítményértékelő beszélgetés for real

A teljesítményértékelő beszélgetés lehet kötelező kínszenvedés, de akár a negyedév / félév leghasznosabb beszélgetése is. Hogyan hozz ki még többet az értékelő beszélgetésekből – növelve a csapatod eredményességét és a saját vezetői hatásfokodat? Az alábbi egy jó hosszú összefoglaló, úgyhogy biztosan találsz benne új ötleteket.

Ahány cég, annyi féle értékelési processz. A dolog tipikusan úgy néz ki, hogy a szervezet minden dolgozója kap valamilyen értékelést, amit valakivel megbeszél, aztán ez alapján célokat és a célok irányába mutató akcióterveket dolgoz ki. A folyamat fontos része a dokumentáció, ami lehetőséget ad (többek között) a fejlődés hosszabb távú nyomon követésére. Az egyéni értékelések anyagi juttatások (fizetésemelés, bónusz) alapját is jelentik.

Az értékelési kultúra és eszközkészlet minden cégnél más és más, de a cél mindig ugyanaz: a dolgozók tudásának, képességeinek fejlesztése és végső soron a teljesítmény javítása. Persze az értékelés csomó más eredményt is hozhat (pl. munkakörök módosítása, előléptetés, elbocsájtás, más szervezeti folyamatok megváltoztatása, munkafeltételek változtatása stb), de ezek – az én értelmezésemben – csak a folyamat hasznos melléktermékei. Épp ezért talán nem lenne hülyeség az egészet teljesítményfejlesztő folyamatnak hívni, de most az egyszerűség kedvéért maradjunk a jól bevált ‘értékelés’ kifejezésnél.

Ha a fejlesztési célt komolyan vesszük, akkor itt két izgalmas dolog van, ami egy csomó cégnél nincs:

  1. Nagyon nem mindegy, hol és hogyan kapcsolódnak a folyamatba az anyagiak. Ideális esetben a fizetésemelés / előléptetés / bónusz összege egy nagyrészt objektív elemekből álló, a teljesítményt leíró mérőszámrendszer alapján határozódik meg; mondjuk, hogy kidobja a gép, nem megbeszélés tárgya. Ami viszont megbeszélés tárgya, az az, hogy az elért eredményeken hogyan lehet változtatni, fejleszteni például egy következő értékelésig.
    Vagyis ha egy értékelő / visszajelző / fejlesztő megbeszélés tétje az, hogy az embered kap-e fizetésemelést vagy sem, akkor az nem pont az a beszélgetés, amiben ő a visszajelzések alapján ránéz a saját teljesítményére, majd célokat tűz ki és akciókat tervez. Hanem az, amiben az minden eszközzel igyekszik téged meggyőzni arról hogy a teljesítménye alapján jár neki a plusz pénz.
  2. Az értékelés nem arról szól, hogy vezetőként hosszan beszélsz arról, hogy hogyan láttad a kollégája teljesítményét (vagy mi lett a 360-as értékelés eredménye), majd elmondod, miben fejlődjön. Hanem arról, hogy az értékelttel közösen egyetértésre jussatok arról, hogy 1) milyennek látjátok a teljesítményét, 2) olyan fejlesztési tervet dolgozzatok ki, ami a céges irányvonalakba is illeszkedik, illetve a te vezetői szempontjaidnak és az értékelt szakmai / személyes elképzeléseinek is megfelel. Tök fontos, hogy mindketten motiváltak legyetek a tervek megvalósítására. Sem fejlődni, sem a változást támogatni nem lehet anélkül, hogy tényleg komolyan gondolnátok a dolgot. A gyakorlatban ez annyit tesz, hogy az értékelő beszélgetés nem frontális előadás, hanem tényleg egy beszélgetés kéne, hogy legyen. Egy coaching jellegű beszélgetés, amit értékelőként kérdésekkel és interpretációkkal vezetsz, az idő nagy részében az értékeltet beszéltetve.
  3. Ha te magad kaptál már értékelést, akkor tudod, milyen érzés értékelve lenni. Mindannyiunkat érdekel, hogyan látnak minket mások, főleg a vezetőnk – még akkor is, ha nem vagyunk vele túl jóban. Szóval ez értékelés egy kiemelt pillanat. Megvan a lehetőséged arra, hogy a jó szándékodat rosszul tálalva megbántsd és rendesen demotiváld az emberedet. De arra is, hogy feltöltsd önbizalommal, elkötelezd, erősítsd vele a kapcsolatodat, motiváld és fejleszd.

Ennek fényében nézzük, milyen lehet egy coaching jellegű értékelő beszélgetés. Először mutatok egy lehetséges struktúrát és néhány konkrét kérdést, amikkel vezetni tudod a beszélgetést. A szöveg második felében összeszedtem pár tippet a tipikus nehéz helyzetek kezelésére.

FOLYAMAT és STRUKTÚRA

Az értékelő beszélgetés előtt

Jegyzetelj!

Próbáld meg valahogyan dokumentálni a kollégáid fejlődése szempontjából fontos eredményeket félév közben is. Így elkerülheted azt, hogy az elmúlt két hetet értékeljétek (amire még mindketten jól emlékeztek írásos bizonyítékok nélkül is.)

Adj rendszeresen visszajelzést!

Egy értékelő beszélgetés úgy a jó, ha nincs benne semmi meglepetés. Például azért, mert év közben többször, talán leginkább az egyes feladatokhoz kapcsolódóan rendszeresen reflektáltatok a teljesítményére.

Hívd meg!

Jelöljétek ki a beszélgetés időpontját, és ha kell, beszéljétek meg, hogy kb. mire számíthat, hogyan készülhet, milyen papírt töltsön ki, mi a beszélgetés outputja, lehetséges következményei, stb. Fontos, hogy ne parázzon már előre, és biztonságban érezze magát.

Kapcsolódj az előző értékeléshez!

Legyen kéznél és a fejedben, hogy az illetővel miben állapodtál meg az előző értékelésen. Folytassátok ott, ahol legutóbb abbahagytátok. Ez egyrészt a leglogikusabb dolog, amit tehetsz, másrészt azt is közvetíti, hogy az értékelő beszélgetés nem csak egy kipipálandó feladat, hanem valami, ami őt igyekszik segíteni, méghozzá hosszú távon.

Készüljél fel a tartalomra!

Körvonalazd magadnak (akár írásban is), mik azok a témák, mondások, amikről szerinted mindenképp beszélni kell, vagy amikben dűlőre kell jutni.

Készüljél fel a hangulatra!

Teremts nyugodt légkört, amiben érezhető, hogy van idő megbeszélni a dolgokat. Nem kávézóban (ahol más is hallhatja a beszélgetést), nem telefonon, miközben autóban ülsz (true story!), nem tizenöt perc alatt, mert még tök sok embert kell értékelned. Legjobb a semleges terep (pl. tárgyaló), és ha van legalább egy órátok zavartalanul beszélgetni.

Az értékelő beszélgetés maga

“Azért gyűltunk ma itt össze…”

Kezdd azzal, hogy (újra) elmondod, mi a célja a beszélgetésnek (hogy ő átgondolja a saját teljesítményét, fejlődésést, visszajelzéseket és lendületet kapjon), és …nagyjából azok a dolgok, amiket már megbeszéltetek a beszélgetés előtt is. A dumád végén kérheted a másik jóváhagyását vagy kiegészítését.

Papírozás

A kötelezően kitöltendő értékelőlapot – ha van ilyen – többféleképpen is használhatod. A legcoachingosabb mód az, ha a beszélgetés elején félreteszed, és úgy kezeled, mint formaság, adminisztrációs feladat, ami a további lépéseket (pl. fejlesztést) segíti. A beszélgetés végén együtt végigmehettek a szempontokon, és megegyezhettek, hogy mit jelentenek az elhangzottak számszerűsítve. Ha minden jól megy, itt már nem ér meglepetés, és a lényegi dolgokban egyetértetek.

Ha ennél strukturáltabb beszélgetésre vágysz, akkor csinálhatod úgy, hogy közösen kiválasztotok a papírrok pár tételt (pl. kompetenciát), ami különösen izgalmas lehet. Például olyat, ami nagyon jól megy neki, vagy, amiben kifejezetten fejlődnie kéne / fejlődni akar. És nyilván priorizálni kell azokat a tételeket – ha van ilyen -, amiknek az értékelésében nagyon eltérő véleményen vagytok.

Ennek egy változata, hogy már kitöltött értékelőlapokkal érkeztek a helyszínre, majd némi bemelegítő beszélgetés után a papírt használva összevetitek a véleményeiteket, és úgy választjátok ki a beszélgetés legfontosabb témáit.

Ha vonzónak érzed azt, hogy pontonként végigmenjetek az egész formon, akkor légyszi, egy kicsit küzdd le ezt a vonzalmat. Ha a beszélgetés nem a papírról szól, hanem a veled szemben ülő ember fejlesztéséről, akkor jobb, ha többet nézel a veled szemben ülő emberre, mint a papírra. #sorry

Ami jól ment

A mindenféle bevezetések után a lehető legjobb folytatás, ha az elmúlt időszak sikereiről, előrelépéseiről kérdezed, és arról, hogy mi az, ami jól ment. Hagyd hogy válaszoljon, és ha elhallgat, bíztasd, hogy mondjon még. Helyeselj, kontrázz rá a saját magad által gyűjtött példákkal, foglald össze, értelmezd – kösd kompetenciákhoz (pl. úgy, hogy a beszélgetés egy pontján előveszed tavalyi értékelés célkitűzés részét).

Ha letér erről a trackről, és arról kezd el beszélni, mi az, ami nem ment, amivel elégedetlen, amiben hibázott… mondhatod, hogy tök fontos, és majd beszéljetek erről is mindjárt (akár fel is írhatod), de előtte még szedjétek össze, mi az, amire építeni lehet.

Ha ő már mindent elmondott, te pedig kiegészítettél és hozzáfűztél, de még nem hangzott el minden, akkor jössz te: jelezd vissza, milyen erősségeire, előrelépéseire lettél figyelmes a közös munka során.

Ez a rész simán kiteheti akár a beszélgetés egyharmadát is. Összeszedni, felismerni, kivesézni a saját erőforrásainkat egyészt megerősítő és motiváló, másrészt – jól csinálva – már önmagában is fejlesztő hatású lehet.

Ami mehetne jobban

Na és mi az, amivel az értékelt elégedetlen, ami nem ment úgy, ahogy szerette volna, amiben fejlődni akar? Lehet, hogy ez olyasmi, ami az előző értékelésen is szerepelt a célkitűzések között, és ez teljesen oké. Vannak olyan célkitűzések, amikhez nem elég fél-egy év. Kérdezz, aztán – a fentihez hasonlóan – hagyd, hogy válaszoljon, akár el is gondolkozzon, új dolgokra jöhessen rá (a.k.a coaching jellegű beszélgetés). Egyelőre csak hallgasd végig, bólogass, interpretáld, foglald össze, amiket mond.

Ha van olyan téma, ami szerinted fontos, de ő nem hozta fel, akkor kérdezz rá (pl. “Beszéltünk múltkor erről és erről. Ezzel most hogy vagy?”)

Aztán jöhetnek az értékelő szempontjai. Legjobb, ha E/1-ben fogalmazol, valahogy így: “Én úgy láttam, hogy … “ , “Nekem az okozott nehézséget a közös munkában, hogy…” A (negatív) kritika sokszor necces lehet, ezért a technikákról szóló, következő részben még lesz ide néhány hasznos tipp.

Akciótervek

Ez a beszélgetés legfontosabb része: mi az, ami ezentúl másképp lesz és azt pontosan hogyan fogja / fogjátok csinálni. Kérdésekkel (pl. “Mi az, amit szívesen tennél ezen a téren? És még?, Miből vennéd észre, hogy itt már eggyel jobb lettél?”), hallgatással, és a hallottak összefoglalásával segíts, hogy konkrét, megcselekedhető, számára is jól hangzó, motiváló és persze a te elvárásaiddal meg a céges mondásokkal összhangban lévő akciókat találjon. Fontos, hogy ezek nagy részét ő szedje össze, de mint vezetője, simán kiegészítheted a listát, javasolhatsz, kérhetsz, ajánlhatsz olyasmit, amit szívesen látnál, vagy ami a te munkádat segítené.

Bátor dolog ilyenkor rákéredezni, mi az, amit te, mint vezetője (projektvezetője) tehetsz azért, hogy ő az adott dologban fejlődni tudjon. Ami itt elhangzik, azt (is) érdemes feljegyezned. Egyrészt hogy tényleg meg tudd jegyezni, másrészt hogy – még bátrabb dolog – a következő fejlesztő beszélgetésen akár az általad nyújtott támogatásra is tudjatok feedbackelni.

Lezárás

Összefoglalásképpen megkérdezheted, mi az, ami igazán hasznos, vagy fontos volt a beszélgetésből. Cserébe te is mondj valami igazán bíztatót, és már mehettek is a kocsmába tovább dolgozni.

A beszélgetés után

Papírozás

A helyedben a papír / form kitöltését vagy az emberemre bíznám, vagy együtt csinálnám vele például a beszélgetés lezárásaként. Ha ő csinálja, akkor neked csak ki kell egészítened, ami mindenképp kevesebb munka, mint az egészet nulláról megírni. Számíthatsz rá, hogy a sajátját mindenki nagy gondossággal fogja kezelni, és bőven jobb eredmények születnek így, mint ha te magad akarnád éjszakába nyúlóan adminisztrálni mind a tizenkét embered értékelő beszélgetésének eredményeit.

Önfejlesztés

Ha akarsz tanulni magadtól, az értékelés után (öt perc alatt) szedd össze, mi az, amit jól csináltál a beszélgetés vezetésében, mi működött és miket próbálnál ki egy következő alkalommal. Négy-öt beszélgetés után már személyre szabott kézikönyved lesz, yes!

TECHNIKÁK – (nem csak) necces helyzetekre

Önértékeltetés

Tudom, volt már, de szerintem ez kulcsfontosságú, úgyhogy még egyszer! Az értékelő beszélgetés attól lesz eredményes, hogy olyan célokat és akciókat fogalmaztok meg, amiket az embered önszántából, további noszogatás nélkül meg akar majd valósítani.  

Vezesd a beszélgetést jó kérdésekkel és interpretálással (tükrözéssel), az idő nagyobb részben ne beszélj, hanem beszéltess. Néha a legegyszerűbb kérdés is elég, hogy folytassa az agyalást, pl. “és még?” Nem “utasíthatod”, hogy fejlődjön, akciótervezzen, a dolog csak akkor működik, ha ő akarja.

A “megbeszéltük” ne azt jelentse, hogy te elmondtad, ő meg rábólintott. Csak azt vedd biztosra, amit ő mondott ki.

Negatív visszajelzés adása

Egy értékelő beszélgetésen azt a visszajelzést kaptam, hogy olyan vagyok, mint egy denevér, aki nagyon gyorsan, és összevissza repked. Pont egy fekete bő ujjú felső volt rajtam, úgyhogy több szinten is beleéltem magam a denevérségbe, de azt már nem tudtam kideríteni, hogy ez végülis most jót vagy rosszat jelent, és hogy kéne-e valamit máshogy csinálnom.

A jó visszajelzés ezzel szemben kevésbé költői, de olyan, hogy egyből tudjuk belőle, miből kell még többet csinálnunk, vagy min kell változtatnunk: a cselekedetre, viselkedésre vonatkozik, nem a személyre, és nagyon-nagyon konkrét. Nagyon. Ezért is kell a jegyzetelés, hogy ha kérdés merül fel egy visszajelzéseddel kapcsolatban, akkor tudj példákat hozni, hogy mit értesz pontosan alatta.

Nem olyan jó visszajelzés:

  • “Kicsit talán szétszórtabb voltál ebben a félévben.” vagy
  • “A kommunikációddal vannak problémák.”

Jó visszajelzés:

  • “Három olyan levél is volt, ami draftban maradt küldés helyett, és ebből gond is lett.” vagy
  • “Az x másik divízióból az a visszajelzés érkezett, hogy nem mindig érthető számukra az, ahogy fogalmazol – főleg írásban”.

Ha így csinálod, akkor nincs szükség a kritika “lepuhítására” (például “kicsit talán szétszórt voltál”). Ha tényszerűen elmondod, mit csinált, abban nem lehet semmi bántó. Fogalmazz röviden, és ha elmondtad, várd meg, hogy mit reagál!

A negatív feedback adásának trükkös verziója, ha kiemelsz egy pozitívumot (vagy ahol egy adott készség már megy) és azzal összefüggésben fogalmazod meg a negatívumot.

  • “Azt figyeltem, hogy pl. A kollégánk mindig felfogja, amit mondasz – ez miért lehet? / itt hogyan csinálod? / ez miben más szitu, mint B kollégával?
  • “A minőség két részből áll szerintem: a kész cucc minősége és az idő, ami alatt kész. Nálad a kettőből a fele már megvan – azon kéne agyalnunk, hogyan tudnád a minőséget is javítani úgy, hogy továbbra is ugyanilyen gyors maradj.”

(Amúgy… a pozitív a kritikára is ugyanezek az ajánlások érvényesek: konkrétumok mentén, röviden, a cselekedetet kiemelve érdemes megfogalmazni. De talán a pozitív kritika kevesebb kockázatot rejt magában: nem nagyon hallottam még olyanról, hogy valaki egy pozitív visszajelzésen megsértődött, mert igazságtalannak vagy pontatlannak találta. Olyanról viszont rendszeresen, hogy egy félresikerült vezetői visszajelzés nagyon rosszul esett, és hetekig, hónapokig tüske maradt valakinek.)

Mentegetőzés kezelése

Akármilyen profin adod is a kritikát, nem biztos, hogy az értékelt profin is kezeli. A kritikád kapcsán joggal várhatod, hogy a másik 1) elismerje a hibát 2) megmondja, a jövőben hogyan kerüli el. Ha az akcióterv megvan, az szuper, mehettek is tovább. Ez egy szinte álomszerű szcenárió, a valóság ennél sokkal kuszább dolgokat szokott hozni. A negatív kritikára adott egyik tipikus reakció a mentegetőzés, amikor az értékelt olyasmivel érvel, hogy:

“Én érthetően kommunikálok, de az x másik divízióban nem képesek normálisan levelezni.”

Ha ilyesmit hallasz, ne kezdj el vitatkozni, a másik állítása ellen érvelni, első körben használd inkább a tárgyalástechnikai aduászt, az empatikus interpretáció (aktív hallgatás) módszerét, hogy egy kicsit jobban körüljárjátok az ő szemponjait, érveit.

Nem olyan jó mentegetőzéskezelés (vitatkozás, ellenérvek):

  • De ők valahogy mégsem értik, ez miért lehet?”
  • “De néha én sem értem a leveleidet…”
  • “De ezt többen is mondták, és nagyon ki vannak akadva miatta.”

Jó mentegetőzéskezelés (empatikus interpretáció, tükrözés):

  • “Szóval neked is nehéz velük írásban kommunikálni”
  • “Azt mondod inkább az x másik divíziónál van a hiba, hogy nem értik meg, amit jól leírtál.”
  • “Szóval az accountoknak is van miben fejlődniük.”
  • “Te is sokszor vissza kell, hogy kérdezz, mégsem teszed ezt szóvá. Igazságtalannak érzed, hogy ők meg szóvá tették.”
  • “Téged is idegesít sokszor ez a helyzet – így egy fél napos feladat lesz, ami igazából egy ímél lett volna.”

A tükrözés olyan nagyszerű technika, hogy akár az egész beszélgetést is végi lehet vele vezetni. Nem jelent egyetértést, csak megértést, ami egyrészt hasznos, másrészt mindenkinek jól esik. Ha elég megértést csináltál (abból tudod, hogy az értékelt nem nagyon hoz föl már újabb “kifogásokat”), akkor jó eséllyel el tudtok kezdeni arról beszélni, hogy talán ő is csinálhatna valamit másképp.

  • “Ok, szóval a másik oldalon is vannak gondok. Van-e olyan, amit ezzel együtt meg tudnál próbálni azért, hogy ez probléma (ami mindkettőtöké) változzon?”
  • “Látom, hogy ez téged is idegesít – mi az a kis dolog, amit másképp tudnál csinálni ebben, hogy ez a nehéz helyzet változzon?”

Ha megvolt az empatikus fajta megértés, és nem használt, akkor odaléphetsz kicsit egy konfrontatív / túlzó interpretációval:

  • “ Azt mondod, te igazából te mindent tökéletesen jól csinálsz, és mindig ők a hülyék.” (erre remélhetőleg azt mondja, hogy “nem ezt mondom, csak…”)
  • “Szóval sehogy sem tudsz ezen változtatni, és ez mindig így marad, amíg világ a világ.”

Akár empatikus, akár konfrontatív interpretációt nyomsz, fontos, hogy a másik tükrözése, megértése mindig különüljön el a kritika adásától. (Amúgy is rövidségre törekszünk, ne akarj mindent egy mondatban, egy szuszra elmondani.)

Nem olyan jó (egybemosott): interpretáció és kritika:

“Értem, hogy mit mondasz, de…”
“tök igazad van, de…”
“Van igazság abban, amit mondasz, de…”

Jó (különválasztott) interpretáció és kritika:

  • “Ez így tényleg elég lehetetlen helyzet. Tök egyetértek veled abban, hogy ez így nem jó, és valamit ki kéne találnunk, hogy változzon.”

Visszanyal a fagyi

A mentegetőzésnél egy fokkal keményebb, ha az értékelt egy “visszatámadással” reagál a negatív kritikádra, például így:

“Oké, hogy rosszul kommunikálok, de te is elmondhatnád érthetőbben a feladatokat.”

Mielőtt felmenne benned a pumpa ettől a mondattól, állj meg, lélegezz és érezd meg, mekkora boldogság egy ilyen szitu neked, vezetőnek. Épp egy negatív kritkát kaptál, úgyhogy itt az alkalom, hogy nagyszerű példát mutass arra, hogyan kell egy ilyen visszajelzést fogadni.

Nem olyan jó krtika fogadás:

  • “Aha, de most nem az én értékelésem van…”
  • “Hogy mondjam el érthetően, ha én is így kapom ezeket a hülyeségeket a központból?”

Jó kritika fogadás:

“Konkrétan mi az, ami nem érthető neked?” (és egyéb érdeklődő, feltáró kérdések)
Aha, lehet, hogy néha túl gyorsan írok meg egy levelet, és nem olvasom át előtte ilyen szemmel? Rendben. Mit szólnál, haezentúl küldés előtt átfutnám a leveleimet ilyen mindsettel? Ha pedig mégsem érhető, akkor légyszi, írj vissza, hogy ez most nem volt érthető. Így ok? (Az értékelt válaszol.) És a te oldaladról mire számíthatok, mit tudsz hozzátenni, hogy ez a dolog megoldódjon?”

De mi van, ha…?

Tök jók ezek a technikák, de mi van, ha az embered nem fogadja el a kritikádat? Vagy nem olyan beszédes fajta… Esetleg nem látsz rá kellően a munkájára ahhoz, hogy visszajelzést adj neki… Vagy nagyon-nagyon elégedetlen vagy a teljesítményével.

Sokmindenről volt itt szó, de bőven lehetne még folytatni, és lehet, hogy ez az általad vezetett értékelő beszélgetéseken is így lesz. Szerintem itt is és ott is jobb néhány témát alaposabban kivesézni, úgy, hogy azokban új, konstruktív és motiváló ötletek szülessenek, mint az összes témát végigdarálni és kipipálni. Ha nem hiszed, próbáld ki! Aztán a saját értékeléseden beszéld meg a főnököddel, hogyan sikerültek az értékelő beszélgetéseid.

Egész idáig olvastál?! Wow! Jutalmad az általad vezetett nagyszerű értékelő beszélgetések sorozata legyen!

kép

Hozzászólások

hozzászólás